Với một doanh nghiệp sản xuất đồng phục theo đơn đặt hàng, nơi mỗi lô hàng đều mang một định mức nguyên vật liệu riêng, một lịch trình sản xuất riêng và một bài toán giá thành riêng, việc vận hành bằng các công cụ rời rạc sớm muộn cũng trở thành điểm nghẽn cho tăng trưởng. Ngày 22/09/2026, tại Hà Nội, Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thời Trang Nam Phương — đơn vị sở hữu thương hiệu đồng phục Bốn Mùa — đã chính thức khởi động dự án triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet cùng IZISolution, mở ra một chương mới trong hành trình chuẩn hóa vận hành sản xuất.

I. Giới thiệu về Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thời Trang Nam Phương

Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Thời Trang Nam Phương là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh đồng phục, được biết đến qua thương hiệu Đồng Phục Bốn Mùa. Với mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng của khách, doanh nghiệp phục vụ nhu cầu đồng phục đa dạng từ các tổ chức, công ty với những yêu cầu riêng biệt về mẫu mã, chất liệu vải và kích cỡ cho từng đơn hàng.

Đặc thù của ngành sản xuất đồng phục theo đơn hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải vận hành linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát chặt chẽ ở từng khâu, từ mua nguyên vật liệu, quản lý kho, đến tổ chức sản xuất và giao hàng đúng tiến độ cho khách. Đây chính là bối cảnh khiến Nam Phương nhận thấy sự cần thiết phải có một nền tảng quản trị doanh nghiệp đủ mạnh để đồng hành cùng tốc độ phát triển của mình.

II. Nam Phương và bài toán quản trị doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng

Khác với các mô hình sản xuất hàng loạt theo kế hoạch cố định, sản xuất đồng phục theo đơn đặt hàng (Make-to-Order) đặt ra những yêu cầu vận hành đặc thù mà không phải hệ thống quản trị nào cũng đáp ứng được. Đây là lý do Nam Phương lựa chọn thời điểm này để triển khai một giải pháp ERP cho ngành sản xuất thời trang toàn diện hơn.

1. Đặc thù nghiệp vụ và những thách thức trong vận hành trước đây

Mỗi đơn hàng đồng phục tại Nam Phương thường gắn với nhiều biến thể khác nhau về loại vải, màu sắc và kích cỡ, kéo theo định mức nguyên vật liệu (BOM) cũng thay đổi tương ứng theo từng size và từng mẫu thiết kế. Trong quá trình sản xuất, không hiếm trường hợp phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ngoài định mức ban đầu, đòi hỏi phải có cơ chế kiểm soát và ghi nhận rõ ràng để không ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.

Bên cạnh đó, quy trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn nối tiếp gồm cắt, in hoặc thêu, may và hoàn thiện, trong đó có những công đoạn được gia công bên ngoài. Việc nguyên vật liệu vải thường được quy đổi giữa hai đơn vị tính là mét và cân tùy theo từng nhà cung cấp cũng làm tăng thêm độ phức tạp trong quản lý tồn kho. Khi thiếu một nền tảng đồng bộ, việc kiểm soát tồn kho, tiến độ và giá thành bám theo từng đơn hàng cụ thể trở thành thách thức lớn đối với đội ngũ vận hành của Nam Phương.

2. Mục tiêu chuyển đổi số của Nam Phương

Trước những đặc thù nghiệp vụ nêu trên, Nam Phương xác định mục tiêu cốt lõi của giai đoạn chuyển đổi số lần này là chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình Mua hàng – Bán hàng – Kho – Sản xuất trên một nền tảng thống nhất, thay vì để các bộ phận vận hành độc lập, thiếu liên kết dữ liệu như trước đây.

Doanh nghiệp cũng đặt mục tiêu kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm và định mức sản xuất theo từng đơn hàng, từng mã hàng cụ thể, đồng thời theo dõi tiến độ sản xuất theo từng công đoạn theo thời gian thực. Xa hơn, việc minh bạch hóa công nợ, giá thành và hiệu quả kinh doanh theo từng đơn hàng, khách hàng và nhà cung cấp được xem là nền tảng vận hành ổn định để Nam Phương tiếp tục mở rộng hệ thống trong các giai đoạn tiếp theo.

Xem thêm: Sử dụng ERP để tối ưu hóa quá trình đặt hàng và cung ứng vật liệu 

III. Hệ thống ERPViet: Giải pháp đồng hành cùng Nam Phương

Để giải quyết đồng thời các bài toán vận hành nêu trên, ERPViet được lựa chọn làm nền tảng quản trị doanh nghiệp trung tâm cho Nam Phương. Là phần mềm quản trị doanh nghiệp được IZISolution phát triển dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế tại thị trường Việt Nam, ERPViet hướng đến việc giải quyết đúng những đặc thù của doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng.

1. Bốn phân hệ vận hành cốt lõi: Mua hàng – Bán hàng – Kho – Sản xuất

Trong giai đoạn triển khai đầu tiên, ERPViet được xây dựng xoay quanh bốn phân hệ vận hành cốt lõi, được triển khai đồng thời trên cùng một nền tảng duy nhất. Phân hệ Mua hàng giúp chuẩn hóa quy trình từ yêu cầu mua hàng, tạo đơn mua, đến quản lý công nợ nhà cung cấp; phân hệ Bán hàng kiểm soát xuyên suốt từ báo giá, đơn đặt hàng cho đến giao vận và công nợ khách hàng.

Song song đó, phân hệ Kho quản lý toàn diện hoạt động nhập – xuất – tồn gắn liền với từng đơn hàng và lệnh sản xuất, trong khi phân hệ Sản xuất theo dõi lệnh sản xuất theo từng đơn hàng cụ thể và cập nhật tiến độ theo thời gian thực. Cách tổ chức bốn phân hệ liên kết chặt chẽ với nhau giúp dữ liệu được luân chuyển xuyên suốt, thay vì bị đứt gãy giữa các bộ phận như trước đây.

2. Khả năng đáp ứng đặc thù ngành may mặc theo đơn hàng

Điểm khác biệt của ERPViet khi triển khai cho Nam Phương nằm ở khả năng đáp ứng sâu các nghiệp vụ đặc thù ngành may mặc theo đơn hàng, như quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM) thay đổi theo từng size và mẫu, xử lý yêu cầu nguyên vật liệu phát sinh ngoài định mức, hay quy đổi đơn vị tính vải giữa mét và cân theo từng nhà cung cấp.

Hệ thống cũng hỗ trợ ghi nhận tiến độ sản xuất qua từng công đoạn cắt, in hoặc thêu, may và hoàn thiện bằng hình thức quét mã QR, giúp đội ngũ quản lý nắm bắt tiến độ theo thời gian thực thay vì chờ báo cáo thủ công cuối ngày. Đây chính là cơ sở để đây trở thành một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh và sản xuất phù hợp với thực tế vận hành phức tạp của các doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng tại Việt Nam.

Xem thêm: Tích hợp ERP trong ngành may mặc: Giải pháp tối ưu cho sản xuất theo yêu cầu 

IV. Dự án triển khai hệ thống ERPViet tại Nam Phương

Dự án được hai bên thống nhất triển khai theo từng giai đoạn, trong đó Giai đoạn 1 tập trung vào việc xây dựng nền tảng vận hành cốt lõi trước khi mở rộng thêm các hạng mục khác trong tương lai.

1. Mục tiêu triển khai

Mục tiêu xuyên suốt của Giai đoạn 1 là đưa bốn phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Kho và Sản xuất vào vận hành đồng thời trên nền tảng ERPViet, tạo ra một hệ thống dữ liệu thống nhất thay vì rời rạc theo từng bộ phận như trước. Đây được xem là bước đặt nền móng quan trọng để Nam Phương có thể mở rộng hệ thống ở các giai đoạn tiếp theo.

Cùng với mục tiêu vận hành, dự án cũng hướng đến việc thiết lập một mô hình phối hợp làm việc rõ ràng giữa hai bên, đảm bảo mọi yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của Nam Phương được tiếp nhận, phân tích và chuyển hóa chính xác thành cấu hình hệ thống trước khi bước vào giai đoạn kiểm thử và vận hành chính thức.

2. Phạm vi triển khai

Phạm vi của Giai đoạn 1 bao gồm việc triển khai đầy đủ bốn phân hệ vận hành cốt lõi kể trên, từ danh mục và thiết lập ban đầu, quy trình vận hành hàng ngày, cho đến hệ thống báo cáo phục vụ quản trị. Ở phân hệ Mua hàng và Bán hàng, hệ thống bao trùm từ khâu tạo yêu cầu, phê duyệt theo cấp, đến việc theo dõi công nợ và phân tích hiệu quả kinh doanh theo từng đối tượng.

Ở phân hệ Kho và Sản xuất, phạm vi triển khai chú trọng đến việc tự động sinh chứng từ nhập xuất gắn với đơn hàng, quản lý định mức nguyên vật liệu theo từng mã hàng, cùng khả năng tích hợp với các nền tảng bên ngoài như sàn thương mại điện tử và phần mềm kế toán đang được Nam Phương sử dụng, nhằm đảm bảo dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt toàn bộ chuỗi vận hành. Đây là bước quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống bán hàng đa kênh gắn liền với sản xuất của doanh nghiệp.

3. Lộ trình triển khai

Dự án được lên kế hoạch triển khai trong vòng ba tháng, chia thành sáu bước thực hiện tuần tự. Giai đoạn đầu tập trung vào việc khởi động dự án, thiết lập môi trường kiểm thử người dùng (UAT) và cấu hình các phân hệ theo chuẩn hệ thống, trước khi chuyển sang giai đoạn phát triển các hạng mục tùy chỉnh và tích hợp với hệ thống bên ngoài.

Ở giai đoạn tiếp theo, đội ngũ hai bên sẽ thực hiện đào tạo người dùng cuối theo từng phân hệ, song song với việc kiểm thử chấp nhận người dùng trước khi chính thức go-live. Sau khi hệ thống được đưa vào vận hành thực tế, đội ngũ IZISolution sẽ tiếp tục đồng hành hỗ trợ xử lý các phát sinh trong giai đoạn đầu, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định trước khi nghiệm thu chính thức Giai đoạn 1.

V. Vai trò của IZISolution trong dự án

Trong dự án này, IZISolution không chỉ đóng vai trò đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ, mà còn trực tiếp tham gia vào việc tư vấn nghiệp vụ, đảm bảo hệ thống được cấu hình đúng theo đặc thù vận hành thực tế của Nam Phương.

1. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm

Tham gia trực tiếp vào dự án là đội ngũ nhân sự đảm nhiệm đầy đủ các vai trò cần thiết, từ giám đốc dự án, quản lý dự án, đến đội ngũ triển khai nghiệp vụ và đội ngũ kỹ thuật. Sự phân công rõ ràng ngay từ đầu giúp mọi yêu cầu từ phía Nam Phương được tiếp nhận và xử lý qua đúng đầu mối chuyên trách, tránh tình trạng chồng chéo trong quá trình phối hợp.

Việc bố trí đầy đủ nhân sự chuyên môn ngay từ buổi kick-off cũng thể hiện rõ cam kết của IZISolution trong việc đảm bảo chất lượng triển khai xuyên suốt dự án, từ khâu phân tích đặc tả, cấu hình hệ thống cho đến kiểm thử trước khi bàn giao cho Nam Phương đưa vào vận hành thực tế.

2. Mô hình phối hợp triển khai

Dự án được tổ chức theo mô hình phối hợp ba lớp, trong đó Ban chỉ đạo dự án của hai bên chịu trách nhiệm định hướng, phê duyệt phạm vi và ra quyết định tại các mốc quan trọng như go-live. Đội dự án của IZISolution đảm nhận vai trò tư vấn nghiệp vụ theo từng phân hệ, cấu hình, tùy chỉnh, tích hợp hệ thống, cùng công tác đào tạo và hỗ trợ vận hành.

Về phía Nam Phương, đội dự án đảm nhiệm vai trò chủ trì nghiệp vụ ở từng phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Kho và Sản xuất, đồng thời trực tiếp tham gia kiểm thử chấp nhận người dùng và vận hành hệ thống sau khi go-live. Nhịp phối hợp được đề xuất theo hình thức họp giao ban định kỳ theo tuần, kết hợp với kênh trao đổi xử lý phát sinh hằng ngày giữa key user hai bên và đội tư vấn, giúp mọi vướng mắc được giải quyết kịp thời trong suốt quá trình triển khai.

3. Hỗ trợ đào tạo và vận hành hệ thống sau golive

Bên cạnh công tác triển khai kỹ thuật, IZISolution xác định rõ vai trò đồng hành cùng Nam Phương ngay cả sau khi hệ thống chính thức đi vào vận hành. Đội ngũ tư vấn sẽ trực tiếp hỗ trợ đào tạo người dùng cuối theo từng phân hệ trước giai đoạn go-live, đảm bảo đội ngũ vận hành của Nam Phương làm chủ được hệ thống ngay từ những ngày đầu sử dụng.

Sau khi hệ thống đi vào vận hành thực tế, IZISolution tiếp tục hỗ trợ trực tiếp để xử lý các phát sinh trong giai đoạn đầu, trước khi tiến hành nghiệm thu chính thức. Cách tiếp cận đồng hành xuyên suốt vòng đời dự án như vậy là yếu tố quan trọng giúp Nam Phương yên tâm trong việc chuyển đổi toàn bộ vận hành sang nền tảng số hóa mới.

VI. Kết luận

Buổi kick-off ngày 22/09/2026 đã đặt những viên gạch đầu tiên cho hành trình chuyển đổi số của một doanh nghiệp sản xuất đồng phục theo đơn hàng, nơi mà sự chính xác trong từng chi tiết vận hành quyết định trực tiếp đến chất lượng và tiến độ giao hàng cho khách.

1. Thành tựu buổi kick-off dự án ngày 22/09/2026

Tại buổi kick-off, đại diện Nam Phương và IZISolution đã cùng nhau thống nhất phạm vi, lộ trình và mô hình phối hợp triển khai cho Giai đoạn 1 của dự án, tập trung vào bốn phân hệ vận hành cốt lõi Mua hàng, Bán hàng, Kho và Sản xuất. Đây là bước khởi đầu quan trọng để đội ngũ hai bên bước vào giai đoạn khảo sát chi tiết và cấu hình hệ thống trong thời gian tới.

Việc xác định rõ ràng ngay từ đầu về đặc thù nghiệp vụ, mục tiêu và cách thức phối hợp giữa hai bên giúp dự án có một khởi đầu vững chắc, hạn chế tối đa những phát sinh không mong muốn trong quá trình triển khai sau này. Đây cũng là một case study triển khai ERPViet Việt Nam tiêu biểu cho cách một doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng tiếp cận chuyển đổi số bám sát thực tế vận hành của mình.

Xem thêm: Khởi động dự án: Triển khai giai đoạn 2 hệ thống bán hàng đa kênh cho Công ty Cổ phần Đầu tư K&G Việt Nam 

2. Cam kết đồng hành cùng Nam Phương trong hành trình chuyển đổi số

Với những nội dung đã thống nhất tại buổi kick-off, IZISolution cam kết tiếp tục đồng hành cùng Nam Phương xuyên suốt quá trình triển khai, từ giai đoạn cấu hình hệ thống, phát triển các hạng mục tùy chỉnh, cho đến hỗ trợ vận hành ổn định sau khi go-live.

Hành trình chuyển đổi số ngành bán lẻ thời trang tại Việt Nam nói chung, và của Nam Phương nói riêng, là minh chứng cho việc một nền tảng quản trị doanh nghiệp được xây dựng đúng theo đặc thù ngành có thể trở thành nền tảng vững chắc, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn từng đơn hàng và sẵn sàng cho những bước mở rộng tiếp theo.
 

• • Văn hoá học hỏi không ngừng: IZISolution tổ chức Open Talk về AI
• • Quản lý vật liệu tái chế và tái sử dụng trong hệ thống ERP
• • Tối ưu hóa vị trí và lưu trữ vật liệu trong ERP