Trong thời đại số hóa, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành công cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp hiện đại. ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn lưu trữ và xử lý một lượng lớn dữ liệu quan trọng, từ thông tin tài chính, dữ liệu khách hàng đến các chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, chính vì vai trò quan trọng này, ERP cũng trở thành mục tiêu hấp dẫn của các cuộc tấn công mạng.

Để bảo vệ hệ thống ERP khỏi các mối đe dọa, kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu đã nổi lên như hai yếu tố cốt lõi trong việc đảm bảo an toàn thông tin. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về hai yếu tố này, cách chúng hoạt động và làm thế nào để triển khai hiệu quả trong hệ thống ERP của doanh nghiệp.

I. Kiểm soát truy cập trong hệ thống ERP

1. Kiểm soát truy cập là gì?

Kiểm soát truy cập (Access Control) là một quy tr ình bảo mật nhằm giới hạn quyền truy cập vào các tài nguyên trong hệ thống ERP. Mục tiêu chính của kiểm soát truy cập là đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu hoặc thực hiện các thao tác trong hệ thống.

Với ERP, dữ liệu không chỉ là tài sản quan trọng mà còn là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý quyền truy cập là bước đầu tiên để ngăn chặn các rủi ro liên quan đến rò rỉ hoặc lạm dụng dữ liệu.

2. Các phương pháp kiểm soát truy cập phổ biến

Để bảo vệ hệ thống ERP khỏi các nguy cơ tiềm ẩn, doanh nghiệp cần triển khai các phương pháp kiểm soát truy cập hiệu quả. Dưới đây là bốn phương pháp quan trọng, được phân tích chi tiết để làm rõ vai trò và cách áp dụng chúng trong thực tế

2.1. Xác thực đa yếu tố (MFA - Multi-Factor Authentication)

Xác thực đa yếu tố (MFA) là một trong những phương pháp bảo mật mạnh mẽ nhất hiện nay, giúp đảm bảo rằng chỉ những người dùng được xác thực đầy đủ mới có thể truy cập vào hệ thống ERP. MFA yêu cầu người dùng cung cấp ít nhất hai yếu tố xác thực khác nhau để hoàn tất quá trình đăng nhập. Những yếu tố xác thực này thường bao gồm:

• Điều bạn biết: Như mật khẩu hoặc mã PIN.
• Điều bạn có: Như mã OTP (One-Time Password) được gửi qua email, SMS hoặc ứng dụng xác thực như Google Authenticator.
• Điều bạn là: Như sinh trắc học (vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc quét mống mắt).

Ví dụ, khi một nhân viên muốn đăng nhập vào hệ thống ERP, họ không chỉ nhập mật khẩu mà còn cần xác nhận mã OTP được gửi đến điện thoại hoặc quét vân tay. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro từ các cuộc tấn công bằng cách dò mật khẩu hoặc chiếm đoạt tài khoản.

MFA đặc biệt hiệu quả trong việc bảo vệ hệ thống ERP trước các cuộc tấn công mạng hiện đại, chẳng hạn như tấn công lừa đảo (phishing) hoặc tấn công bằng phần mềm độc hại (malware). Ngay cả khi mật khẩu bị đánh cắp, kẻ tấn công vẫn không thể truy cập vào hệ thống nếu không có các yếu tố xác thực bổ sung.

Doanh nghiệp cần triển khai MFA trên toàn bộ hệ thống ERP và khuyến khích nhân viên sử dụng ứng dụng xác thực thay vì SMS để tăng cường bảo mật, vì mã OTP qua SMS có thể bị chặn hoặc đánh cắp qua các cuộc tấn công giả mạo.

2.2. Phân quyền người dùng (RBAC - Role-Based Access Control)

Phân quyền người dùng dựa trên vai trò (RBAC) là một phương pháp kiểm soát truy cập hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý quyền truy cập vào tài nguyên của hệ thống ERP một cách khoa học và chính xác. Theo phương pháp này, mỗi người dùng được gán một vai trò cụ thể, và quyền truy cập của họ được giới hạn dựa trên vai trò đó.

Phân quyền người dùng mang lại nhiều lợi ích:

• Hạn chế truy cập trái phép: Chỉ những người có trách nhiệm mới được phép truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
• Dễ dàng quản lý: Hệ thống phân quyền giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn ai được phép làm gì trong hệ thống ERP, đặc biệt khi có nhiều nhân viên và phòng ban.
• Bảo vệ dữ liệu quan trọng: Phân quyền rõ ràng giúp ngăn chặn việc người dùng lạm dụng quyền hạn hoặc truy cập vào các khu vực không thuộc trách nhiệm của họ.

Để triển khai RBAC hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, sau đó thiết lập các quyền truy cập tương ứng trong hệ thống ERP. Ngoài ra, cần thường xuyên rà soát và cập nhật quyền truy cập để đảm bảo tính chính xác khi có thay đổi về nhân sự hoặc vai trò.

2.3. Theo dõi và ghi log hoạt động người dùng (User Activity Monitoring & Logging)

Theo dõi và ghi log hoạt động người dùng là một phương pháp kiểm soát truy cập quan trọng, cho phép doanh nghiệp giám sát mọi hành động diễn ra trong hệ thống ERP. Hệ thống ghi log không chỉ lưu lại thông tin về thời gian đăng nhập, địa điểm truy cập, mà còn ghi nhận các thao tác của người dùng, chẳng hạn như chỉnh sửa, xóa dữ liệu, hoặc truy cập vào các module cụ thể.

Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích:

• Phát hiện các hành vi bất thường: Hệ thống ghi log có thể giúp nhận diện các hành vi đáng ngờ, chẳng hạn như đăng nhập từ một địa điểm lạ, cố gắng truy cập vào dữ liệu không được phép, hoặc thực hiện các thao tác không phù hợp với vai trò của người dùng.
• Hỗ trợ điều tra sự cố: Khi xảy ra sự cố bảo mật, log hoạt động là bằng chứng quan trọng để xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm.
• Đáp ứng các yêu cầu tuân thủ: Nhiều quy định pháp luật, như GDPR hoặc ISO 27001, yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ log hoạt động như một phần của chính sách bảo mật.

2.4. Kiểm soát dựa trên ngữ cảnh (Context-Based Access Control)

Kiểm soát dựa trên ngữ cảnh là một phương pháp nâng cao, cho phép hệ thống ERP đưa ra quyết định truy cập dựa trên các yếu tố ngữ cảnh, thay vì chỉ dựa vào vai trò hoặc mật khẩu. Các yếu tố ngữ cảnh bao gồm:

• Vị trí địa lý: Người dùng đăng nhập từ đâu?
• Thiết bị truy cập: Người dùng sử dụng thiết bị nào để đăng nhập?
• Thời gian: Người dùng đăng nhập vào thời điểm nào?
• Tần suất: Người dùng đăng nhập bao nhiêu lần trong một khoảng thời gian ngắn?

Ví dụ: Nếu một nhân viên thường đăng nhập từ văn phòng tại Việt Nam nhưng đột nhiên có yêu cầu truy cập từ một quốc gia khác, hệ thống ERP có thể yêu cầu xác thực bổ sung (như mã OTP) hoặc chặn truy cập. Tương tự, nếu một tài khoản cố gắng đăng nhập từ một thiết bị lạ hoặc ngoài giờ làm việc, hệ thống có thể kích hoạt cảnh báo hoặc hạn chế quyền truy cập.

Kiểm soát dựa trên ngữ cảnh mang lại khả năng bảo mật linh hoạt và thông minh hơn, giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với các mối đe dọa ngày càng phức tạp. Tuy nhiên, để triển khai phương pháp này, doanh nghiệp cần đầu tư vào các công cụ bảo mật hiện đại và đảm bảo rằng hệ thống ERP được tích hợp đầy đủ các tính năng phân tích ngữ cảnh.

II. Mã hóa dữ liệu trong hệ thống ERP

1. Mã hóa dữ liệu là gì?

Mã hóa dữ liệu (Data Encryption) là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng thông thường (plaintext) sang dạng mã hóa (ciphertext) mà chỉ có thể đọc được khi sử dụng khóa giải mã. Đây là lớp bảo vệ quan trọng, giúp ngăn chặn việc dữ liệu bị đọc trộm hoặc sử dụng trái phép ngay cả khi bị đánh cắp.

Trong hệ thống ERP, mã hóa đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đặc biệt là trong bối cảnh các cuộc tấn công mạng ngày càng tinh vi.

2. Các loại mã hóa dữ liệu phổ biến

Có nhiều phương pháp mã hóa dữ liệu, nhưng phổ biến nhất là:

• Mã hóa đối xứng (Symmetric Encryption): Phương pháp này sử dụng một khóa duy nhất cho cả quá trình mã hóa và giải mã. Mặc dù nhanh và hiệu quả, nhưng việc quản lý khóa có thể trở thành thách thức nếu hệ thống có nhiều người dùng.
• Mã hóa bất đối xứng (Asymmetric Encryption): Sử dụng hai khóa riêng biệt: một khóa công khai (public key) để mã hóa và một khóa riêng tư (private key) để giải mã. Đây là phương pháp an toàn hơn nhưng thường chậm hơn so với mã hóa đối xứng.
• Mã hóa đầu cuối (End-to-End Encryption): Dữ liệu được mã hóa từ điểm đầu đến điểm cuối trong quá trình truyền tải, ngăn chặn bất kỳ ai (kể cả nhà cung cấp dịch vụ) truy cập vào dữ liệu.

3. Ứng dụng mã hóa trong hệ thống ERP

Trong hệ thống ERP, mã hóa dữ liệu được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu khi lưu trữ (Data at Rest): Dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, máy chủ hoặc thiết bị lưu trữ cần được mã hóa để bảo vệ khỏi các cuộc tấn công vật lý hoặc truy cập trái phé
• Mã hóa dữ liệu khi truyền tải (Data in Transit): Khi dữ liệu được truyền qua mạng, chẳng hạn như từ máy chủ ERP đến thiết bị người dùng, nó cần được mã hóa để ngăn chặn việc nghe lén hoặc đánh cắp thông tin.
• Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm: Các thông tin như tài chính, hợp đồng, thông tin khách hàng cần được mã hóa để đảm bảo rằng chúng không thể bị đọc trộm nếu hệ thống bị xâm nhập.

4. Lợi ích của mã hóa dữ liệu

Mã hóa dữ liệu là một trong những biện pháp an ninh mạng quan trọng nhất, đặc biệt khi hệ thống ERP lưu trữ và xử lý khối lượng lớn thông tin nhạy cảm. Một trong những lợi ích lớn nhất của mã hóa là khả năng bảo vệ dữ liệu trước các cuộc tấn công mạng. Khi dữ liệu được mã hóa, ngay cả khi kẻ tấn công có thể truy cập vào hệ thống, chúng cũng không thể đọc hoặc sử dụng dữ liệu đó nếu không có khóa giải mã. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro rò rỉ thông tin, đặc biệt với các dữ liệu quan trọng như thông tin tài chính, hồ sơ khách hàng hay chiến lược kinh doanh.

Ngoài ra, mã hóa còn giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Các quy định như GDPR ở châu Âu hoặc HIPAA ở Mỹ yêu cầu tổ chức phải bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng, và mã hóa là một trong những phương pháp được khuyến khích sử dụng. Việc áp dụng mã hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt lớn mà còn xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng, đối tác.

Hơn nữa, mã hóa dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin. Khi dữ liệu được mã hóa, nó không thể bị chỉnh sửa hoặc thay đổi mà không để lại dấu vết. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu luôn chính xác và không bị thao túng bởi các bên không được phép. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch tài chính hoặc các hoạt động yêu cầu độ chính xác cao trong hệ thống ERP.

Cuối cùng, mã hóa còn giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp thiết bị hoặc máy chủ bị mất cắp. Nếu một máy tính xách tay chứa dữ liệu nhạy cảm bị đánh cắp, mã hóa sẽ đảm bảo rằng dữ liệu trên thiết bị đó không thể bị truy cập bởi người khác. Điều này mang lại sự an tâm lớn cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, nơi nhân viên thường xuyên sử dụng các thiết bị cá nhân để truy cập hệ thống ERP.

III. Tích hợp kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu trong ERP

1. Tại sao cần kết hợp cả hai yếu tố?

Kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu không phải là hai giải pháp độc lập mà cần được tích hợp để tạo thành một hệ thống bảo mật toàn diện.

• Kiểm soát truy cập bảo vệ hệ thống khỏi truy cập trái phép: Đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập vào hệ thống.
• Mã hóa dữ liệu bảo vệ thông tin khi bị đánh cắp: Ngay cả khi dữ liệu rơi vào tay kẻ xấu, chúng vẫn không thể sử dụng được nếu không có khóa giải mã.

2. Các bước triển khai hiệu quả

Để tích hợp kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu vào hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Đánh giá hệ thống hiện tại: Xác định các điểm yếu trong hệ thống ERP và ưu tiên xử lý các vấn đề bảo mật quan trọng.
• Lựa chọn công cụ bảo mật phù hợp: Sử dụng các giải pháp ERP có tích hợp sẵn tính năng kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu, hoặc triển khai các công cụ bảo mật bổ sung.
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo để hiểu rõ về các chính sách bảo mật, cách sử dụng hệ thống và nhận biết các mối đe dọa tiềm tàng.
• Thường xuyên kiểm tra và nâng cấp hệ thống: Bảo mật là một quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật phần mềm và nâng cấp các biện pháp bảo mật để đối phó với các mối đe dọa mới.

Kiểm soát truy cập và mã hóa dữ liệu là hai trụ cột không thể thiếu trong việc bảo mật hệ thống ERP. Bằng cách kết hợp cả hai yếu tố này, doanh nghiệp có thể bảo vệ dữ liệu quan trọng, ngăn chặn các mối đe dọa và đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ pháp luật.

Trong bối cảnh các cuộc tấn công mạng ngày càng gia tăng, việc đầu tư vào bảo mật hệ thống ERP không chỉ là một lựa chọn mà còn là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp, hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ triển khai! Hãy bắt đầu triển khai các biện pháp bảo mật ngay hôm nay để bảo vệ tương lai của bạn!