Tool quản lý công việc là gì? Lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp

Tool quản lý công việc là một công cụ để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả trong quản lý dự án. Sử dụng công cụ quản lý công việc giúp tăng cường tổ chức, theo dõi tiến độ, phối hợp và giao tiếp, quản lý tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Bài viết dưới đây hãy cùng ERPViet tìm hiểu chi tiết về tool quản lý dự án và những yếu tố giúp lựa chọn được phần mềm phù hợp nhé!

Mục lục: 

I. Tool quản lý công việc là gì? Tầm quan trọng của việc sử dụng công cụ quản lý công việc, dự án

II. Cách lựa chọn tool quản lý công việc phù hợp

Xác định nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp

Xác định nguồn lực, nguồn vốn của doanh nghiệp

Đánh giá tính năng và khả năng tương thích

Đánh giá mức độ sử dụng và hỗ trợ

III. Các phần mềm quản lý công việc,  dự án phổ biến

I. Tool quản lý công việc là gì? Tầm quan trọng của việc sử dụng công cụ quản lý công việc, dự án

Khái niệm của tool quản lý công việc

Tool quản lý công việc ( hay Công cụ quản lý công việc) là một phần mềm hoặc ứng dụng được thiết kế để giúp tổ chức doanh nghiệp theo dõi và quản lý các công việc và dự án. Tool quản lý dự án cung cấp một số chức năng trực quan để ghi chú, xác định ưu tiên, phân công nhiệm vụ, quản lý thời gian, theo dõi tiến độ và giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm. 

Do các tool quản lý công việc thường ít tính năng và quy mô quản lý nhỏ nên các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng hệ thống phần mềm quản lý công việc, dự án. Chúng cung cấp đầy đủ tính năng và mang lại hiệu quả tối ưu, tăng cường sự phối hợp và tăng năng suất làm việc từ đó đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo kế hoạch.

Tầm quan trọng của việc sử dụng công cụ quản lý công việc

Tăng cường sự tổ chức: Công cụ quản lý công việc giúp tổ chức các công việc, nhiệm vụ và dự án một cách cấu trúc. Bằng cách xác định và phân loại các công việc, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và hiểu rõ nhiệm vụ của mình, giúp tăng khả năng tổ chức và quản lý thời gian.

Theo dõi tiến độ: Tool quản lý dự án có khả năng theo dõi tiến độ của mỗi nhiệm vụ và dự án. Nhờ vào giao diện trực quan, nhân viên có thể xem được công việc đang diễn ra, công việc đã hoàn thành và các vấn đề cần được giải quyết. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án diễn ra đúng kế hoạch và cho phép can thiệp kịp thời nếu có sự cố xảy ra.

Phối hợp và giao tiếp: Tính năng nhận thông báo, bình luận và chia sẻ tệp giúp tăng cường sự phối hợp và giao tiếp trong nhóm làm việc. Điều này giúp tránh hiểu lầm, tăng cường hiệu suất làm việc và đảm bảo mọi thành viên đều trên cùng một trang với nhau.

Quản lý tài liệu: Các công cụ quản lý công việc thường đi kèm với tính năng lưu trữ và quản lý tài liệu. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và chia sẻ tệp, tài liệu, hình ảnh và video liên quan đến dự án. Quản lý tài liệu hiệu quả giúp giữ cho mọi người trên cùng một trang và tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin.

Nâng cao hiệu suất làm việc: Sử dụng công cụ quản lý công việc giúp tăng khả năng tập trung, quản lý thời gian và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Điều này đồng nghĩa với việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng hạn.

Xem thêm: Review Top 9 phần mềm quản lý nguồn nhân lực phổ biến nhất hiện nay

II. Cách lựa chọn tool quản lý công việc phù hợp

1. Xác định nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp

Đầu tiên, hãy xác định rõ nhu cầu và yêu cầu cụ thể mà công cụ quản lý công việc cần đáp ứng. Làm việc với các bộ phận và nhóm khác nhau trong doanh nghiệp để hiểu rõ quy trình làm việc hiện tại và những vấn đề cần giải quyết. Xác định những tính năng và chức năng quan trọng như giao diện trực quan, quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, phối hợp và giao tiếp, quản lý tài liệu và báo cáo. Điều này giúp bạn tìm ra công cụ phù hợp nhất với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

2. Xác định nguồn lực, nguồn vốn của doanh nghiệp

Hãy xác định mức độ nguồn lực và nguồn vốn mà doanh nghiệp có thể dành cho công cụ quản lý công việc. Cân nhắc các yếu tố như ngân sách, số lượng người dùng, đòi hỏi về phần cứng và phần mềm, và khả năng mở rộng trong tương lai. Điều này giúp hạn chế lựa chọn các công cụ quá phức tạp hoặc quá đắt đỏ mà không phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Xem thêm: Ứng dụng công nghệ vào quy trình quản lý doanh nghiệp

3. Đánh giá tính năng và khả năng tương thích

Khi lựa chọn công cụ quản lý công việc, hãy đánh giá cẩn thận các tính năng và khả năng tương thích của công cụ đó. Xem xét tính năng như quản lý nhiệm vụ, lịch trình, theo dõi tiến độ, giao tiếp, phân loại và ưu tiên công việc. Hãy đảm bảo rằng công cụ có thể tích hợp tốt với hệ thống và phần mềm hiện có của doanh nghiệp để tránh sự cố không tương thích.

4. Đánh giá mức độ sử dụng và hỗ trợ

Ngoài tính năng và khả năng tương thích, đánh giá mức độ sử dụng và hỗ trợ của công cụ quản lý công việc cũng rất quan trọng. Tìm hiểu về giao diện người dùng, tương tác và độ phức tạp của công cụ. Đồng thời, đánh giá cách công cụ hỗ trợ và cung cấp tài liệu hướng dẫn, tư vấn, và dịch vụ khách hàng. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng tối đa công cụ và nhận được hỗ trợ khi cần thiết.

Qua việc xác định nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp, xác định nguồn lực và nguồn vốn, đánh giá tính năng và khả năng tương thích, và đánh giá mức độ sử dụng và hỗ trợ, bạn có thể chọn được công cụ quản lý công việc phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Hãy đảm bảo rằng công cụ này đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai, và giúp tăng cường hiệu suất và quản lý dự án một cách hiệu quả.

III. Các phần mềm quản lý công việc, dự án phổ biến

1. Quản lý công việc, dự án với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet nằm trong giải pháp công nghệ do Bộ kế hoạch và đầu tư - Cục phát triển doanh nghiệp công bố, là giải pháp tin cậy để các doanh nghiệp ứng dụng vào quản lý, chuyển đổi số.

ERPViet có kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý dự án cho hàng trăm doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề như: ngành xây dựng, Logistics,...

Một số ưu điểm của phần mềm: 

• Cung cấp một trải nghiệm tuyệt vời, đảm bảo sự tiện dụng và giúp đạt kết quả cao trong quản lý dự án. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng giúp tất cả nhân viên và nhà quản lý có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

• Phần mềm quản lý công việc được thiết kế với các tính năng tối ưu, giúp tăng cường hiệu suất công việc và phát triển nhân sự cho doanh nghiệp. Tính năng này không chỉ tạo hứng thú làm việc cho mọi người, mà còn đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.

• Phù hợp với thực trạng và văn hóa: Phần mềm quản lý công việc có tính năng tùy biến và tối ưu, cho phép điều chỉnh theo thực trạng và văn hóa của doanh nghiệp. Bằng cách tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình làm việc và sở thích của người sử dụng, công cụ này sẽ trở nên linh hoạt và hỗ trợ tốt cho mọi người.

• Đảm bảo tính bảo mật cao khi sử dụng và chuyển giao dữ liệu. Tất cả thông tin và dữ liệu của chủ kinh doanh và doanh nghiệp sẽ được bảo vệ và chỉ chia sẻ giữa các bên có quyền truy cập, đảm bảo an toàn và riêng tư.

 2. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Jira Software

Jira Software là một công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp công nghệ, đặc biệt theo phương pháp Agile. Với Jira, bạn có thể thiết lập kế hoạch và theo dõi công việc một cách hiệu quả.

Công cụ này cung cấp nhiều tính năng đầy đủ mà một phần mềm quản lý dự án cần có. Bạn có thể lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ và tình trạng thực hiện công việc một cách dễ dàng. Hệ thống báo cáo của Jira được chia nhỏ và cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ và khối lượng công việc. Điều này giúp người dùng nắm bắt được tình hình công việc và quản lý thời gian làm việc một cách chủ động. Báo cáo được trình bày qua biểu đồ trực quan, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về dự án.

Jira cũng cho phép bạn phân quyền chi tiết cho từng thành viên trong dự án, đảm bảo tính bảo mật và quản lý hiệu quả. Ngoài ra, Jira có khả năng tích hợp với các bên thứ ba thông qua cổng API, giúp kết nối và chia sẻ thông tin một cách linh hoạt.

Một trong những điểm mạnh của Jira là khả năng thiết lập quy trình làm việc dạng workflow. Điều này giúp đảm bảo quy trình làm việc được thống nhất và không bị chồng chéo giữa các bộ phận. Việc quản lý và theo dõi các bước trong quy trình trở nên dễ dàng và hiệu quả.

3. Phần mềm quản trị dự án online Wrike

Wrike là một phần mềm quản lý dự án, tiến độ và công việc được sử dụng phổ biến. Nó là lựa chọn phổ biến cho nhiều doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, như L'Oreal và Western Union, vì tính linh hoạt và tính năng đáng chú ý mà nó cung cấp.

Wrike có nhiều u điểm như:

Tính năng giám sát thời gian: Wrike tích hợp tính năng giám sát thời gian với Zapier, một giải pháp tự động hóa ứng dụng web. Điều này cho phép quản lý thời gian một cách hiệu quả, đặc biệt là khi làm việc trên các dự án phức tạp. Không nhiều phần mềm quản lý dự án khác cung cấp tính năng này.

Gói miễn phí: Wrike cung cấp một gói miễn phí cho tối đa 5 người dùng. Tuy nhiên, gói miễn phí này có giới hạn tính năng so với các gói trả phí.

Đồng bộ hai chiều với Github: Wrike cung cấp tính năng đồng bộ hai chiều với Github, cho phép người dùng phối hợp và cộng tác với các nhà phát triển. Điều này rất hữu ích trong quản lý dự án liên quan đến mã nguồn mở và quy trình phát triển phần mềm. Bằng cách kết hợp các tính năng này, Wrike đảm bảo rằng công việc được quản lý một cách hiệu quả và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của dự án.

Bài viết trên đây của ERPViet đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Tool quản lý công việc. Hy vọng bài viết của chúng tôi cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết để có thể đưa ra lựa chọn chính xác.

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm và tư vấn về tính năng của hệ thống ERP. Hãy liên hệ ngay với ERPViet để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Đăng ký dùng thử ERPViet: https://erpviet.vn/dang-ki-dung-thu/

Liên hệ chuyên gia ERP: https://erpviet.vn/lien-he/